Izrada projekta informatizacije poduzeća odvija se u nekoliko koraka:
1. Prikupljanje informacija o poslovnim procesima poduzeća - prikupljanje informacija o postojećim poslovnim procesima unutar poduzeća potrebno je da bi se stekao uvid u sve segmente i detalje poslovanja kako bi se što bolje i efikasnije projektirala programska podrška. U procesu prikupljanja informacija izvođač i korisnik zajedno definiraju način organizacije poslovnih procesa u poduzeću, postupke i ovlasti izvršilaca, skupove podataka koji se svakodnevno generiraju u poslovnom procesu, te posljedice tih procesa.
Cilj informatizacije poslovanja poduzeća je objedinjavanje svih informacija koje su rezultat svakodnevnih poslovnih promjena unutar poslovnih procesa u jedinstvenu bazu podataka te osiguranje točnog, brzog, jednostavnog, svakodnevnog i trenutnog pristupa do svake pojedinačne informacije ili rezultata obrada postojećih informacija. Da bi se prije navedeni cilj ostvario potrebno je da svako izvorište informacija bude uključeno u jedinstven informacijski sustav. Na taj način poslovne promjene u trenutku nastanka ulaze u informacijski sustav i postaju njegov sastavni dio, što znači da svi sudionici u informacijskom sustavu mogu u tom trenutku vidjeti i koristiti novu informaciju u svojim poslovnim zadaćama. Da bi se informatizacija uspješno provela potrebno je osigurati sljedeće :
Zadatak informatičkih poduzeća kao izvođača u provedbi i izgradnji informacijskog sustava u poduzeću korisnika je sljedeći:
2. Programska podrška - programska podrška je poslovno informatički sustav koji omogućava formiranje (punjenje) baze podataka, pristup do svakog podatka, obradu postojećih podataka i pregled rezultata obrada postojećih podataka. Programska podrška se izvodi na PC računalima koja su međusobno povezana u mrežu računala. Svako PC računalo je ulazno-izlazna jedinica u jedinstvenom informacijskom sustavu poduzeća.
Programska podrška mora biti prilagođena poslovnim procesima, omogućiti brz unos podataka i kvalitena izvješća koja će brzo i pouzdano pružiti uvid u:
3. Koraci realizacije informacijskog sustava - faze realizacije informacijskog sustava od strane izvođača su :
4. Projektiranje programske podrške - na osnovu prikupljenih informacija projektira se programska podrška koja u cijelosti prati protok informacija u poslovnim procesima poduzeća. Poslovna programska oprema unaprijed je u informatičkom smislu organizacijski zadana. No specifičnosti svakog korisnika u procesu se projektiranja ugrađuju u već gotovu koncepciju informatičke podrške.
5. Uvođenje i praćenje operativnog dijela poslovanja u informacijski sustav - operativno poslovanje poduzeća u informatičkom smislu znači svakodnevni rad izvršilaca na mjestima gdje se stvaraju tj. nastaju informacije. Sve informacije, odnosno podaci, nastali u svakodnevnom poslovnom procesu skupljaju se u jedninstvenu bazu podataka. Na osnovu prikupljenih podataka programska podrška izvršava obrade čiji rezultat su izvješća iz kojih se očituje poslovno stanje poduzeća na svim razinama poslovanja. Mogućnosti, upotrebljivost, značenje i svrha informativnog sustava u jednom poduzeću usko je vezana gotovo isključivo uz brzinu, točnost, količinu podataka o prošlosti, sadašnjosti, ali i budućnosti poslovanja poduzeća koji se mogu dobiti kroz sustav izvješća. Izvješća i zbrini podaci tih izvješća su cilj svakog poslovnog informativnog sustava, te je njihova važnost kao rezultat cijelog posla informatizacije sigurno od najveće važnosti.
Naravno i prezentacija tih izvješća i rezultata uz pomoć Windows aplikacija i grafičkih, tabličnih prikaza, što exTra sustav omogućuje približava korištenje podataka izvješća prije svega poslovodnom kadru samog poduzeća.
6. Prijedlog koraka uvođenja programske podrške u poduzeću - uvođenje programske podrške koja informatizira sve segmente poslovnog procesa poduzeća zahtjeva pripremu i pažljivo određivanje koraka u kojima će se to uvođenje ostvariti. Iskustvo je pokazalo da najveći problemi informatizacije nisu postavljanje organizacije, projektiranje ili samo prilagođavanje programske podrške specifičnostima rada, već naprotiv samo uvođenje u rad. Pri tome postoji niz problema koje treba od samog početka riješiti - prioritete u radu i redosljed informatizacije službi, a svakako treba imati u vidu da se informatizacija poslovanja ne bi trebala početi od knjigovodstva (dakle kraja cijelog poslovnog procesa) već od operativnog dijela - upravljanja materijalima, preko prodaje, nabave, proizvodnje,... i konačno do financija i knjigovodstva. Treba naglasiti da je služba prodaje i prodaja kao poticaj i svrha svakog uspješnog poslovanja apsolutni prioritet svake informatizacije i da prodaja pokreće ostale službe koje joj moraju biti na usluzi.